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Am Anfang schauen wir ganz genau hin

Ihr Unternehmen steht bei uns grundsätzlich im Mittelpunkt – deshalb erfolgt bei DOCUMENT CONSULTING zunächst eine detaillierte Situationsanalyse mit Hilfe unseres speziell entwickelten Software-Tools. Dabei werden nicht nur alle Ausgabesysteme erfasst, sondern sämtliche Faktoren, die sich direkt oder indirekt auf Ihren Etat auswirken. So erhalten Sie mit DOCUMENT CONSULTING einen umfassenden Überblick über die Output-Strukturen Ihres Unternehmens. Beste Voraussetzungen also, um für die Zukunft einen individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten und kostenoptimierten Output zu realisieren.

Im Kleinen und Ganzen

Mit DOCUMENT CONSULTING gibt es jede Menge Einsparmöglichkeiten zu entdecken. Vom Kopiersystem für die ganze Etage über das Zentralfax bis hin zum kleinen Arbeitsplatzdrucker – wir betrachten jedes Ausgabesystem für sich allein und im Gesamtzusammenhang. Schließlich ist die optimale Auslastung der einzelnen Systeme ein wichtiges Teilstück auf dem Weg zu mehr Effizienz und Kostenersparnis.

Der Einsatz vieler unterschiedlicher Systeme bringt in den meisten Fällen auch einen erhöhten Organisations- sowie Verwaltungsaufwand mit sich und der wiederum kostet Geld. Gleiches gilt für den dezentralen Einkauf der Verbrauchsmaterialien. Zudem findet sich oft ein Mix aus verschiedenen Vertragsformen wie Leasing, Miete oder Kauf, der nicht selten eine unnötige Kapitalbindung zur Folge hat.

Document Consulting

Mit viel Effizienz und Kostentransparenz – so entstehen Einsparpotentiale mit DOCUMENT CONSULTING.

 

Mit Sicherheit kennen Sie das monatliche Kopieraufkommen in Ihrem Unternehmen und die daraus resultierenden Kosten ganz genau. Aber wie sieht es mit den Seiten aus, die bei Ihnen gedruckt oder gefaxt werden, und in welcher Relation steht das zu dem gesamten Output?

Unabhängig von der Unternehmensgröße haben die wenigsten Betriebe auf diese Frage eine konkrete Antwort parat, obwohl gerade dieser Bereich zunehmend an Bedeutung gewinnt. Denn dank Internet und E-Mail liegen Dokumente immer häufiger in digitaler Form vor und werden bei Bedarf individuell über verschiedene Systeme ausgegeben. Daher sind mit dem Druckvolumen in den meisten Fällen auch die Druckkosten überproportional angestiegen, während sich der Einsatz von Kopierern auf einem konstant hohen Niveau hält.

DOCUMENT CONSULTING setzt als ganzheitliches Lösungskonzept genau hier an und macht jede Seite zu einer festen Größe, mit der Sie rechnen können – ganz gleich, ob kopiert, gedruckt oder gefaxt.

3-stufiger Prozess für Ihr DOCUMENT CONSULTING

Die Prozessschritte der Optimised Services

Vorher

Vorher

Analyse und Beratung

Vorher: Die Natur der Lösung steht in starker Abhängigkeit der bestehenden Rahmenbedingungen und der Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens. Dies wird im ersten Analyseschritt deutlich.

 

Zuerst analysieren wir, welche Geräte bei Ihnen im Einsatz sind, wie und von wem sie genutzt werden. Wir arbeiten mit Ihren Mitarbeitern zusammen, um ihre jeweiligen Bedürfnisse und die Bedürfnisse des Teams zu verstehen und stellen dann unsere Ergebnisse in einem ersten Bericht zusammen.

Schritt 2: Optimierung und Verbesserung

Der Bericht, der im 1. Schritt erstellt wurde und eine Kosten-Nutzen-Analyse nach Gerät und Arbeitsgruppe beinhaltet, offenbart eventuelle Schwachstellen und zeigt auf, wo schnelle Erfolge erzielt werden können. Sie erfahren, welche Geräte ungünstig aufgestellt sind – und wo sie aufgestellt werden müssen, um eine optimale Nutzung zu ermöglichen.

 

Durch Aufbereitung aller Informationen gewinnen wir einen tiefgreifenden Einblick in die Bedürfnisse jeder einzelnen Arbeitsgruppe, so dass wir in Zusammenarbeit mit Ihnen einen Plan ausarbeiten und umsetzen können, mit dem wir mit einem Minimum an Reibungsverlusten ein Maximum an Vorteilen erzielen werden.

Nachher

Nachher

Management und Service

Nachdem die neue Infrastruktur implementiert wurde, werden wir diese weiterhin überwachen, d. h. die Verbesserungen bei Kosten und Produktivität regelmäßig mit den definierten Zielen vergleichen. Die von uns genutzten Tools erfassen nicht nur die Zählerstände jedes Druckers oder MFPs in Ihrem Netzwerk, sondern liefern auch Echtzeit-Informationen über deren Betriebsstatus.

 

Wir überwachen Fehlermeldungen und handeln schnell, um Probleme zu lösen – entweder per Fernzugriff oder durch einen Techniker, häufig bevor Ihnen bewusst ist, dass überhaupt ein Problem vorliegt. Und während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, stellen wir sicher, dass Ihre Dokumenteninfrastruktur Schritt hält.

leistungen

Unser Beitrag zum perfekten Geschäftsprozess

Von der Archivierung über einen perfekt abgestimmten Workflow bis hin zum Formular-Management – Sie können mit DOCUMENT CONSULTING Ihr Dokumenten- und Output-Management auf jeder Ebene effizient gestalten. Hier bietet unsere breite Palette innovativer Softwareprodukte für alle Aspekte dokumentenbezogener Geschäftsprozesse und jede Unternehmensgröße die passende Anwendung.

DOCUMENT CONSULTING – mit System zur perfekten Lösung.

Document Consulting 2

Ein Preis für alle Seiten, ein Ansprechpartner für alle Fälle.

 

Mit individuellen Ergebnissen zum maßgeschneiderten Konzept:
DOCUMENT CONSULTING liefert Ihnen auf Basis der detaillierten Analyse ein exakt auf Ihren Bedarf abgestimmtes Lösungsangebot. Durch den Einsatz modernster multifunktionaler Digitaltechnik von UTAX sind dabei Kostenersparnisse von 10% durchaus realistisch.

 

Bei DOCUMENT CONSULTING zählt für Sie nur die tatsächlich gedruckte Seite und das unabhängig vom genutzten Ausgabesystem immer zu einem Preis – kopiert wie gedruckt, gefaxt wie gescannt! Und weil der Service hier schon eingerechnet ist, sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch jede Menge Zeit. Denn von der Wartung bis zum Verbrauchsmaterial regeln Sie alle Fragen rund um Ihren effizienten Output mit einem kompetenten Ansprechpartner.

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